회사 업무나 개인적인 문서 작업을 하다 보면, 견적서나 표 형태의 자료를 엑셀로 옮겨야 하는 경우가 가끔 생깁니다. 특히 PDF나 이미지된 자료를 일일이 입력하다 보면 시간도 오래 걸리고 실수도 발생할 수 있습니다. 이번 시간에는 PDF 견적서를 엑셀로 옮기는 방법을 알아보겠습니다.
이럴 때 활용하면 좋은 기능이 바로 윈도우 캡처 도구의 '텍스트 작업' → '테이블 복사' 기능입니다.
이 기능을 사용하면 캡쳐한 표를 그대로 엑셀에 붙여넣기 할 수 있어서 수작업 입력이 필요 없습니다.
윈도우 캡쳐 도구 '텍스트 작업'이란?
윈도우11부터 지원하는 캡처 도구의 텍스트 작업 기능은 이미지 속 텍스트를 자동으로 인식해서 복사 할 수 있는 기능입니다.
pdf 파일을 엑셀로 변환해 주는 사이트에서 올려 변환 하거나 별도의 OCR(문자 인식) 프로그램 사용해야 가능했지만 개인정보 또는 민감한 자료의 경우 외부 작업을 하기가 어려웠었습니다. 하지만 이제는 윈도우 기본 기능만으로도 가능합니다.
특히 '텍스트 복사' 기능은 단순한 텍스트 인식 뿐만 아니라 표 구조까지 함께 복사할 수 있어서 매우 유용하게 사용할 수 있습니다.
PDF 견적서를 엑셀로 옮기는 방법
1. 캡처 도구 실행하기
윈도우 검색창에서 캡처 도구를 입력하고 실행하거나 키보드에서 "윈도우키 + Shift + S" 단축키를 눌러 줍니다.
2. PDF 견적서에서 캡처할 영역 선택
엑셀로 옮기고 싶은 PDF 견적서 표 부분을 마우스로 드래그해서 캡쳐합니다.
3. 텍스트 작업 실행
캡쳐가 완료되면 상단 메뉴에서 "텍스트 작업' 아이콘을 클릭합니다.
4. 테이블 복사 기능 선택
텍스트 작업이 시작되면 캡처된 이미지 안에서 텍스트와 표를 자동으로 인식합니다. 여기서 '테이블로 복사'를 선택하면 표 형태 그대로 클립보드에 저장됩니다.
5. 엑셀에 붙여 넣기
엑셀을 열고 Ctrl + V 또는 오른쪽 버튼을 클릭한 후 '붙여넣기'를 선택합니다.
6. 견적서 데이터와 비교 확인
견적서에 있던 내용과 엑셀에 붙여넣은 데이터와 비교합니다. 가끔 데이터가 비여 있을 수 있습니다. 그래서 한 번 정도는 확인 하셔야 합니다.
윈도우 캡처도구를 이용하여 변환하면 좋은 이유
1. 시간 절약 - 일일이 타이핑할 필요 없이 몇 초 만에 엑셀 변환이 가능합니다.
2. 실수 최소화 - 숫자 입력 오류, 오타 가능성이 줄어듭니다.
3. 다양한 문서 활용 - PDF 견적서, 웹사이트 표, 보고서 자료 등에도 적용 가능합니다.
마무리
윈도우 캡쳐 도구의 '텍스트 작업 → 테이블로 복사' 기능은 엑셀을 자주 사용하시는 분들이라면 꼭 알아 두면 좋은 꿀 팁입니다.
작은 기능이지만, 엑셀 입력 시간을 획기적으로 줄이고 업무 효율을 크게 높여주는 팁이니 꼭 활용해 보시는 것을 추천 드립니다.
오늘도 꼭 칼퇴근 하시기 바랍니다.
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